Polityka Prywatności

Administratorem danych osobowych jest Firma Handlowo-Usługowa TOFFTEX Sebastian Kosiarski, Moszyny 1A, 28-210 Bogoria, NIP: 8631457523, REGON: 260156373.

Kontakt z Administratorem jest możliwy:

• e-mail: biuro@tofftex.pl
• telefon: 505 013 949

Polityka dotyczy strony internetowej i sklepu działającego pod adresem: https://tofftex.pl/.

Administrator nie wskazał odrębnego inspektora ochrony danych. W sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony Tofftex, w szczególności osób przeglądających ofertę, wysyłających zapytania o produkt, zakładających konto klienta, kontaktujących się z Administratorem oraz składających zamówienia.

Sklep może działać równolegle w dwóch modelach:

1. wybrane produkty mogą być zamawiane przez koszyk, checkout i płatność online,
2. część produktów, zwłaszcza produkty personalizowane, większe zamówienia, zamówienia dla jednostek lub produkty wymagające potwierdzenia dostępności, może być obsługiwana przez zapytanie o produkt.

W przypadku zamówień przez koszyk dane są przetwarzane w celu obsługi zamówienia, płatności, dostawy, dokumentów księgowych, reklamacji i zwrotów.

W przypadku zapytania o produkt dane są przetwarzane w celu odpowiedzi na zapytanie, przygotowania oferty, potwierdzenia dostępności, wariantu, ceny, personalizacji, dostawy i dalszych ustaleń.

Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP,
• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny lub adres dostawy,
• dane konta klienta: login, adres e-mail, informacje potrzebne do obsługi konta, historia aktywności konta, historia zapytań lub zamówień,
• dane związane z zapytaniem lub zamówieniem: wybrany produkt, rozmiar, wariant, ilość, cena, status zamówienia, ustalenia dotyczące płatności, dostawy, reklamacji lub zwrotu,
• dane do personalizacji produktu: np. imię, nazwisko, stopień, funkcja, jednostka, napis do haftu, treść imiennika, wybrany symbol, kolor, rozmiar lub inne informacje przekazane przez klienta w celu przygotowania produktu,
• dane dostawy: adres dostawy, wybrana metoda dostawy, numer telefonu lub e-mail potrzebny operatorowi dostawy, wybrany Paczkomat® lub punkt odbioru, numer przesyłki,
• dane płatności: metoda płatności, status płatności, identyfikator transakcji lub płatności, kwota płatności, informacje o zwrocie płatności; Tofftex nie przechowuje pełnych danych karty płatniczej,
• dane techniczne: adres IP, identyfikatory cookies, informacje o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, przybliżonej lokalizacji wynikającej z adresu IP oraz aktywności na stronie,
• treść korespondencji prowadzonej przez formularze, e-mail, telefon lub inne kanały kontaktu.

Administrator nie wymaga podawania danych nadmiarowych. Przy produktach personalizowanych klient powinien przekazywać tylko te informacje, które są potrzebne do wykonania produktu albo przygotowania odpowiedzi na zapytanie.

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

• obsługa zapytań o produkty, dostępność, cenę, warianty, personalizację i dostawę,
• przygotowanie odpowiedzi, wyceny lub indywidualnej oferty,
• założenie i prowadzenie konta klienta,
• realizacja zamówień składanych przez koszyk lub ustalanych indywidualnie,
• obsługa płatności online, płatności tradycyjnych, zwrotów płatności i potwierdzeń płatności,
• przygotowanie produktów personalizowanych zgodnie z informacjami przekazanymi przez klienta,
• organizacja dostawy, przekazanie przesyłki operatorowi dostawy i obsługa śledzenia przesyłki,
• kontakt z klientem w sprawach dotyczących oferty, zapytania, konta, zamówienia, płatności, dostawy, reklamacji lub zwrotu,
• wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych,
• dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa strony i zapobieganie nadużyciom,
• analiza działania strony oraz prowadzenie działań marketingowych, jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednie zgody.

Podstawami prawnymi przetwarzania są:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem, np. odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty, obsługa konta, realizacja zamówienia, płatności i dostawy,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO - wypełnienie obowiązków prawnych, np. podatkowych, księgowych i obowiązków wobec konsumentów,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora, np. kontakt w sprawach biznesowych, zabezpieczenie roszczeń, bezpieczeństwo strony, podstawowa analityka techniczna, przeciwdziałanie nadużyciom i obsługa sporów płatniczych,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda, np. dla newslettera, cookies analitycznych lub marketingowych, jeżeli taka zgoda jest wymagana.

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do obsługi zapytania, założenia konta, przygotowania produktu personalizowanego, realizacji zamówienia, płatności, wystawienia dokumentu księgowego lub dostawy.

Użytkownik może założyć konto klienta na stronie. Dane podane przy zakładaniu konta są przetwarzane w celu utworzenia i prowadzenia konta, ułatwienia kontaktu, obsługi zapytań oraz zamówień.

W przypadku zapytań o produkt Administrator przetwarza dane przekazane przez użytkownika w formularzu, wiadomości e-mail, rozmowie telefonicznej lub innym kanale kontaktu. Dane te są wykorzystywane do odpowiedzi na pytanie, przygotowania oferty, uzgodnienia szczegółów produktu lub dalszej obsługi sprawy.

W przypadku produktów personalizowanych Administrator może przetwarzać dane potrzebne do wykonania personalizacji, np. treść imiennika, nazwisko, stopień, funkcję, jednostkę, symbol, napis haftu lub inne informacje podane przez klienta. Dane te są wykorzystywane tylko w zakresie potrzebnym do przygotowania produktu, obsługi zamówienia, reklamacji albo zabezpieczenia roszczeń.

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne w sposób wyłącznie zautomatyzowany. Narzędzia analityczne, reklamowe lub antyfraudowe mogą wspierać ocenę ryzyka, bezpieczeństwo płatności albo segmenty marketingowe, ale tylko w zakresie wynikającym z konfiguracji tych narzędzi oraz zgody użytkownika, jeżeli zgoda jest wymagana.

Dane mogą być przekazywane podmiotom, które pomagają Administratorowi prowadzić stronę, sklep i obsługę klientów, w szczególności:

• dostawcy hostingu i usług technicznych: Getspace, reprezentowany w Polsce przez IT Perspective sp. z o.o.,
• dostawcom systemu strony internetowej, wtyczek, poczty e-mail, zabezpieczeń i narzędzi administracyjnych,
• dostawcom rozwiązań e-commerce, w szczególności WordPress, WooCommerce oraz powiązanym usługom technicznym,
• dostawcom obsługi płatności online, w szczególności PayU, jeżeli płatność jest obsługiwana przez PayU, oraz WooPayments, Automattic i Stripe, jeżeli te rozwiązania pozostają aktywne przejściowo lub jako metoda pomocnicza,
• operatorom dostawy, w szczególności InPost, jeżeli dostawa jest realizowana z ich udziałem,
• biuru księgowemu,
• dostawcom narzędzi analitycznych, reklamowych, antyspamowych i zabezpieczających,
• bankom, operatorom płatności, operatorowi systemu BLIK w zakresie obsługiwanym przez wybraną metodę płatności, lub podmiotom uczestniczącym w obsłudze zwrotów, reklamacji płatności, przeciwdziałaniu nadużyciom lub sporów płatniczych,
• organom publicznym, jeżeli wynika to z obowiązujących przepisów prawa.

Jeżeli Administrator korzysta z narzędzi dostawców globalnych, takich jak WooPayments/Automattic/Stripe, Google, Meta, TikTok, Microsoft lub Hotjar, dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku transfer odbywa się na zasadach przewidzianych przez RODO, w szczególności przy zastosowaniu odpowiednich mechanizmów prawnych, takich jak standardowe klauzule umowne, decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub inne zabezpieczenia wymagane przepisami.

Strona może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie. Cookies mogą być:

• niezbędne - potrzebne do działania strony, koszyka, checkoutu, konta klienta, sesji, formularzy, zabezpieczeń, płatności i podstawowych funkcji technicznych,
• funkcjonalne - pomagające zapamiętać ustawienia użytkownika,
• analityczne - pomagające mierzyć ruch i sposób korzystania ze strony,
• marketingowe - służące do mierzenia skuteczności reklam, remarketingu i dopasowania komunikacji reklamowej.

Strona może korzystać z cookies i mechanizmów technicznych WooCommerce, PayU, WooPayments/Stripe, operatorów płatności oraz operatorów dostawy, jeżeli są one potrzebne do działania koszyka, checkoutu, płatności, przeciwdziałania nadużyciom, wyboru metody dostawy lub punktu odbioru. Przy płatnościach BLIK Tofftex przetwarza dane płatności tylko w zakresie potrzebnym do obsługi transakcji przez zewnętrznego operatora płatności; pełna autoryzacja płatności odbywa się poza sklepem, zgodnie z zasadami banku klienta i operatora płatności.

Strona może korzystać lub w przyszłości korzystać z narzędzi takich jak Google Analytics 4, Google Ads, Meta Pixel, TikTok Pixel, Microsoft Clarity, Hotjar oraz reCAPTCHA. Narzędzia te powinny być używane w zakresie, w jakim zostaną faktycznie wdrożone na stronie i zgodnie z ustawieniami zgody użytkownika.

Cookies niezbędne mogą działać bez dodatkowej zgody, ponieważ są potrzebne do prawidłowego działania strony. Cookies analityczne i marketingowe powinny być uruchamiane po uzyskaniu zgody, jeżeli taka zgoda jest wymagana przez przepisy.

Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki oraz przez panel zgody cookies dostępny na stronie. Ograniczenie cookies może wpływać na działanie niektórych funkcji strony, w tym koszyka, płatności lub wyboru dostawy.

Obecnie Administrator nie prowadzi newslettera. Jeżeli newsletter zostanie uruchomiony, zapis będzie dobrowolny i będzie wymagał podania adresu e-mail oraz wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji handlowych.

Zgodę na newsletter będzie można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Administrator może kontaktować się z klientem w sprawach związanych z zapytaniem, kontem, zamówieniem, płatnością, dostawą, reklamacją, zwrotem lub wcześniejszą korespondencją. Taki kontakt nie stanowi newslettera.

Dane związane z zapytaniami są przechowywane przez czas potrzebny do obsługi zapytania, a następnie przez okres uzasadniony możliwością powrotu do korespondencji, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

Dane związane z zamówieniami, płatnościami, dostawami, fakturami i dokumentami księgowymi są przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi oraz przez okres potrzebny do obsługi reklamacji, zwrotów, sporów płatniczych lub zabezpieczenia roszczeń.

Dane konta klienta są przechowywane przez czas posiadania konta, a po jego usunięciu przez okres wymagany prawem lub potrzebny do zabezpieczenia roszczeń.

Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania, chyba że dalsze przechowywanie wynika z przepisów prawa lub prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: biuro@tofftex.pl.

Osoba, której dane dotyczą, ma także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

Administrator może aktualizować Politykę prywatności, w szczególności w przypadku zmian w działaniu strony, uruchomienia nowych funkcji sklepu, wdrożenia nowych metod płatności, takich jak PayU/BLIK, nowych metod dostawy, newslettera, nowych narzędzi analitycznych lub zmian w przepisach prawa.

Aktualna wersja Polityki prywatności będzie publikowana na stronie https://tofftex.pl/.